Юридична інструкція для бухгалтерії та HR-відділу: як правильно подавати повідомлення в ДПС, нараховувати податки та уникати штрафів у 2026 році.
Головні тези
- Повідомлення про прийняття іноземця подається в ДПС до моменту допуску до роботи
- Податкове навантаження на іноземного працівника ідентичне українському (ПДФО, ВЗ, ЄСВ)
- Необхідно отримати реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) до початку нарахувань
- Штрафи за порушення порядку обліку у 2026 році складають від 10 мінімальних зарплат
Легалізація працівників з Азії в Україні — це не лише отримання візи D-03, а й правильний податковий супровід. У 2026 році Державна податкова служба (ДПС) автоматизувала більшість процесів, проте процедурні помилки все ще можуть призвести до блокування податкових накладних або позапланових перевірок.
У цій статті ми розберемо, як інтегрувати іноземних спеціалістів у ваш податковий облік без ризиків для компанії.
1. Реєстрація в податковій (РНОКПП)
Першим кроком після прибуття працівника в Україну є отримання реєстраційного номера облікової картки платника податків (раніше — ІПН).
- Навіщо це потрібно: Без РНОКПП ви не зможете відобразити працівника у звітності 4ДФ та нараховувати йому заробітну плату.
- Терміни: Отримання займає від 3 до 5 робочих днів.
- Необхідні документи: Оригінал закордонного паспорта та його нотаріально завірений переклад на українську мову.
2. Повідомлення ДПС про прийняття на роботу
Процедура ідентична найму громадян України, але має свої нюанси. Повідомлення має бути подане до того, як працівник приступить до виконання обов'язків.
Як подати повідомлення:
- Скористайтеся Електронним кабінетом платника податків.
- Оберіть форму J3001003 (для юридичних осіб) або F3001003 (для ФОП).
- У графі «Громадянство» обов'язково вкажіть відповідний код країни (наприклад, 356 для Індії).
- Підпишіть документ ЕЦП керівника та надішліть.
3. Оподаткування іноземних працівників у 2026 році
В Україні діє принцип рівності оподаткування. Іноземець, який працює за офіційним дозволом на працевлаштування, вважається податковим резидентом (або прирівнюється до нього для цілей ПДФО).
Структура податків:
| Податок | Ставка | Хто сплачує | | :--- | :--- | :--- | | ПДФО | 18% | Утримується із зарплати | | Військовий збір | 1.5% | Утримується із зарплати | | ЄСВ | 22% | Нараховується роботодавцем зверху |
Важливо: Навіть якщо іноземець працює неповний робочий день, ЄСВ не може бути меншим за мінімальний страховий внесок (22% від поточної мінімальної зарплати).
4. Відображення в об'єднаній звітності (4ДФ)
У щоквартальному (або щомісячному, залежно від актуальних змін 2026 року) звіті працівники-іноземці вказуються за загальними правилами, але з використанням отриманого РНОКПП.
- Ознака доходу: Зазвичай 101 (заробітна плата).
- Валюта: Всі нарахування та виплати мають здійснюватися виключно у гривні на банківський рахунок працівника.
5. Поширені помилки та штрафи
Державна податкова служба у 2026 році використовує алгоритми автоматичного звіряння баз даних ДМС (Міграційної служби) та реєстру застрахованих осіб.
Чого не варто робити:
- Допуск до роботи без повідомлення ДПС: Штраф — 1 мінімальна зарплата за кожного працівника (перше порушення).
- Виплата зарплати "в конверті": Штраф — 10 мінімальних зарплат за кожного неоформленого працівника.
- Невідповідність посади: Спеціальність у дозволі на працю має суворо збігатися з посадою в наказі про прийняття та штатному розписі.
Рекомендації від Asia Work
Ми рекомендуємо заздалегідь підготувати «папку іноземця» на підприємстві для будь-якої перевірки. Вона має містити:
- Копію дозволу на застосування праці іноземців.
- Копію трудового договору з перекладом (якщо передбачено).
- Копію наказу про прийняття.
- Квитанцію №2 про успішне прийняття повідомлення Податковою.
Правильний облік — це спокій вашого бухгалтера та фінансова безпека бізнесу.
Потрібна допомога з оформленням документів? Замовте консультацію наших юристів